Como organizar as pessoas dentro de sua empresa? Confira
essas dicas para montar uma boa estrutura organizacional, independente da fase
do seu negócio.
Uma casa desorganizada não funciona corretamente. Isso vale
como lição administrativa para as empresas, pois se não investem em uma boa
estrutura organizacional, terão muita dificuldade em controlar níveis de
demanda, em contratar funcionários no momento certo, em ter um planos de
carreira que satisfaçam os colaboradores ou a escolher bons líderes. Resumindo:
a produtividade fica comprometida sem um organograma funcional. E isso é não é
uma notícia boa para empreendedores.
Mas o que afinal é uma estrutura organizacional? É a forma
como o gestor vai alocar as pessoas dentro da empresa de modo que todo o potencial
delas seja aproveitado. É a divisão de cargos, de setores e de tarefas, em
diferentes níveis hierárquicos. Tudo isso deve ser pensado levando em conta o
estilo da empresa, o ramo de atuação e os objetivos do empreendedor. Estruturas
organizacionais diferentes acabam influenciando na cultura organizacional como
um todo.
Confira aqui 5 dicas para ter uma estrutura organizacional
de primeira:
Parece complicado? Nem tanto. O que estamos falando aqui, e
que pode ser o seu primeiro passo, é simplesmente identificar como será a
hierarquia de cargos na sua empresa. E essa escolha não é apenas uma opção,
depende de qual ramo de negócio você está inserido. As estruturas organizacionais
são duas: horizontal ou vertical.
Empresas que lidam com a criatividade como cerne do negócio
tendem a ter uma estrutura hierárquica horizontal. Afinal, geralmente optam por
um ambiente de trabalho mais colaborativo e a participação pró-ativa e
espontânea dos funcionários é sempre bem-vinda. As tarefas não são repetitivas,
podem mudar de uma hora para hora. O lado mais positivo é que há um sentimento
geral de participação e isso tende a motivar bastante os funcionários.
Nas empresas verticais, a diretoria fica lá em cima,
distanciada e com poder centralizado. A estrutura é mais engessada, mas isso
não quer dizer que isso seja totalmente negativo. Nesse tipo de empresa, os
funcionários são treinados e preparados, fazem atividades baseadas em trabalhos
previsíveis, que não mudam tanto do dia para a noite. Eles também contam com
regras e procedimentos que devem ser respeitados. Muita gente prefere trabalhar
nesse tipo de empresa e se sente melhor e mais seguro em ambientes mais
conservadores. Esse é o caso da sua empresa? Se for, então a estrutura
provavelmente será vertical.
É importante salientar que não se trata de escolher uma ou
outra à revelia, mas de optar pela que melhor se insira no seu ramo de
atividade.
2. Escolha um modelo organizacional que se adapte à sua
empresa
Os modelos mais comuns são o projetista e o funcional. Em um
organograma dito funcional a empresa tem aquela divisão clássica de setores: o
financeiro, o comercial, o RH, o marketing, a equipe de vendas, e por aí vai.
Geralmente são empresas que fazem atividades repetitivas, altamente
especializadas, com planos de carreira pré-determinado.
Mas se falamos do modelo projetista, vamos identificar uma
empresa formada por núcleos interdependentes, que estão ali para resolver o
problema do cliente do início ao fim. Fica mais fácil visualizar quando
pensamos em termos práticos: são escritórios de arquitetura, de advocacia ou
consultorias, por exemplo. Eles lidam com projetos periódicos, são
impulsionados pelo desafio, pelos riscos e existe um plano de carreira bem mais
flexível.
É importante conhecer a teoria, mas, na prática, as empresas
não se prendem a um único modelo. A maioria opta ou é lavada a misturar os
modelos organizacionais com os projetistas e isso é muito saudável. Será
possível aproveitar o melhor de cada um.
3. Monte uma base eficiente de comunicação
Recomenda-se que não exista mais de três níveis hierárquicos
entre o CEO e o a linha de frente. Sabe por quê? Isso dificulta em muito a
comunicação interna, essencial para o bom funcionamento de toda empresa.
Imagine que seu organograma demande um grande número de gerentes, subordinados
e afins. Quanto mais longa a cadeia de comunicação, mais difícil será para a
mensagem de um presidente chegar até as pessoas. E pior, pode chegar totalmente
modificada, como se fosse um telefone sem fio. O caminho contrário também sofre
nesse caso: imagine ser um CEO que não consegue receber da linha de frente da
empresa as notícias, novidades e feedbacks dados pelos clientes. Como ele iria
tomar melhores decisões se a informação mais importante da empresa não chega
aos seus ouvidos?
Sendo o organograma mais vertical ou mais horizontal, a
atenção deve ser redobrada na comunicação interna. É preciso lembrar que o
objetivo é comum e a empresa é uma só. Todos precisam se sentir parte de um
todo e quem vai ajudar nisso é a comunicação interna, se feita de maneira
eficiente.
4. Planeje a demanda de trabalho e saiba o momento certo de
demitir ou contratar
Uma das grandes vantagens de ter uma boa estrutura
organizacional é o reflexo na produtividade, incluindo aqui o correto
planejamento da demanda. Por exemplo, se a empresa faz uma previsão de demanda
errada das vendas provavelmente terá prejuízo, seja na compra de material que
vai ficar encalhado ou então na falta de produtos para colocar nas
prateleiras. O mesmo vale para os
recursos humanos.
Essa balança só pode ser equilibrada com uma boa estrutura
organizacional, que vai permitir desenvolver processos objetivos de coleta e
análise de dados, no gerenciamento de indicadores de desempenho, no controle de
estoques. São essas informações, geralmente organizadas em um bom software de
gestão, que vão ajudar a empresa na área logística e de contratações. Será o
momento certo agora para contratar mais gente? Ou será que é hora de desafogar
os gastos? Só se consegue isso tendo em mãos os dados da empresa, as projeções
feitas de forma correta.
O planejamento da demanda de trabalho é um grande desafio,
mas é ponto fundamental na saúde da empresa. E só se consegue sucesso se
existir dentro dela um bom organograma.
5. Não deixe para depois: monte um organograma desde os
primeiros passos da empresa
A última dica aqui é talvez a mais importante: pense na
estrutura organizacional da sua empresa desde o início. Isso vai ajudar a ter
uma visão clara e objetiva da cultura organizacional que você pretende
implementar. Ou seja, é a melhor maneira de estabelecer como os resultados
serão acompanhados, de identificar o perfil de funcionários que pretende ter
por perto (evitando contratações de pessoas que não estão alinhadas com os
objetivos da empresa).
Lembre-se sempre de que o organograma é a arrumação das
pessoas dentro de casa, cada um terá pleno conhecimento de suas funções e noção
de até onde podem chegar em nível hierárquico. Isso vai facilitar no
planejamento de planos de carreira e na motivação dos funcionários (seja por
desafios ou por segurança).
Leia mais em Endeavor @
https://endeavor.org.br/estrutura-organizacional/
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