Com o advento do Sistema Público e
Escrituração Digital – Sped e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos
formulários em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O
modelo antigo da Nota Fiscal, precisava ser armazenado em caixas, armários ou
fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de organização,
armazenamento e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que facilita a
recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes ocupava
espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.
Contudo, o que
veio para simplificar a vida dos contribuintes, ainda traz problemas.
Atualmente, as duas principais questões que interferem em uma boa implantação
da Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados
brasileiros, são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre
alterações constantes, e a ausência da identificação da complexidade do
assunto. Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal do meio físico para o digital
não mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma segura, o documento,
conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos empresários ainda
ignoram que a Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente, com
segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários acabam guardando
apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação obriga o
armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus
fornecedores.
Outros,
acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz,
o Danfe é um documento auxiliar. O único documento com validade fiscal é o
XML. É por meio dele que o governo tem como saber, em tempo real, todos os
detalhes do negócio. Precisamos mudar o hábito de guardar o papel e temos que
nos acostumar a armazenar o arquivo digital.
Além de
guardar as Notas por cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo
gerado é válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal
só é assegurada por meio da assinatura digital, tecnologia que garante a
integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura eletrônica
não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o
contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá
consequências.
Para o
armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as de pequeno
porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo governo. Porém, esse
procedimento não é adequado, uma vez que essa ferramenta não dispõe de nenhum
recurso seguro. É a velha história do barato que sai caro. Dessa forma, é
aconselhável e recomendável fazer um investimento financeiro. Com certeza, o
valor desse investimento será recompensado pela segurança desejada. A perda de
um arquivo digital da Secretaria Estadual da Fazenda – Sefaz equivale ao
extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é
pouco. Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o
Fisco.
Fonte: incorporativa.com.br
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